Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung - online

Eine ordnungsgemäße Aktenführung ist zentral für den reibungslosen Kanzleibetrieb. Dieses Seminar vermittelt praxisnah, wie Sie Akten vollständig, prüfsicher und effizient führen, die digitale und analoge Organisation miteinander verbinden und Risiken vermeiden.

• Gebote der Aktenführung (vollständig/wahrheitsgetreu/prüfsicher – inkl. Datenerfassung und -pflege / Berücksichtigung DSGVO        


• Typische analoge Ordnungssysteme in der Kanzlei (inkl. Vor- und Nachteile bzw. Gefahren)       
  
  
  
  
  • Standordner       
  
  
  • Hängeregistratur       
  
  
  • Stehsammler       
  
  
  
  


• Möglichkeiten der Aktenführung (Papier, digital, hybrid)        


• Entscheidungskriterien für die jeweilige Art der Aktenführung        
  
  
  
  • Vor- und Nachteile der Papierakte       
  
  
  • Vor- und Nachteile der digitalen Akte       
  
  
  • Lösungen der Einbringung der wenigen Vorteile der Papierakte in die digitale Akte       
  
  
  • Vor- und Nachteile der Hybridakte       
  
  
  
  


• Ordnungssysteme innerhalb einer eAkte        


• Vor- und Nachteile der eAktenhistorie        


• Vor- und Nachteile der eAktenführung in Ordnerstruktur        


• Zweckorientierte eAktenführung        


• Optimiertes Ordnungssystem innerhalb einer eAkte        


• Aktenführung mit Blick auf Gegenwart und Zukunft        


• Exkurs: Infrastruktur EGVP mit besonderen Postfächern / Anforderung an die Dokumentenart        


• Aufbewahrungsfristen / Archivierung 
      

Ziel:
Die Teilnehmenden erhalten praxisorientierte Werkzeuge und Kenntnisse, um Akten strukturiert, prüfsicher und effizient zu führen – analog, digital oder hybrid. Sie lernen typische Fehlerquellen zu vermeiden, Abläufe zu optimieren und die Kanzleiakten zukunftssicher zu organisieren, unter Berücksichtigung von DSGVO und Aufbewahrungsfristen.