Beschlüsse über die Geschäftsführerbestellung mittels elektronischer Unterschriften - Handhabung in der Praxis

Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, wie in der Praxis verfahren werden sollte, um den Anforderungen der Registergerichte unabhängig davon zu genügen, welcher Auffassung diese folgen. Folgende Lösungsmöglichkeiten bieten sich an:

• Der Abstimmungsleiter, etwa ein Geschäftsführer, unterzeichnet handschriftlich ein Beschlussprotokoll über den in Textform mittels DocuSign, E-Mail o.ä. gefassten Umlaufbeschluss. Dieses unterzeichnete Beschlussprotokoll ist zweifellos eine Urkunde iSv § 39 Abs. 2 GmbHG, die (elektronischen) Stimmabgaben können ggf. zu Beweiszwecken beigefügt werden.[1]

• Sofern der Beschluss mittels DocuSign oä mit einer qualifizierten elektronischen Signatur iSv § 126a BGB unterzeichnet wurde, akzeptieren einige Registergerichte das Dokument, wenn ein Nachweis der Authentifizierung der Unterschrift vorgelegt wird. Dabei sollte es jedenfalls ausreichen, den Anforderungen an eine qualifizierte elektronische Signatur zu genügen, und zwar durch eine vom Unterzeichnenden selbst durchgeführte Abfrage beim Vertrauensdienstleister mit dessen Bestätigung der qualifizierten elektronischen Signatur.

• Darüber hinaus kann uU eine Eintragung erreicht werden, wenn der oder die Geschäftsführer in der Registeranmeldung bestätigen, dass die elektronischen Unterschriften unter dem eingereichten Beschluss der Gesellschafterversammlung mit qualifizierten elektronischen Signaturen versehen sind und dass bis zur Einreichung beim Registergericht keine Veränderungen an den oben genannten Dokumenten vorgenommen wurden.