Fehlerbehebung nach Ablauf der Acht-Monats-Frist des § 17 Abs. 2 Satz 4 UmwG, insb. Nachreichung der Schlussbilanz

Sachverhalt

Eine im Handelsregister des AG Düsseldorf eingetragene GmbH hat am 30.8.2023 beantragt, ihre Verschmelzung zum Stichtag 31.12.2022 im Wege der Aufnahme durch Übertragung des Gesellschaftsvermögens als Ganzes auf ihren (bisherigen) Geschäftsführer und Alleingesellschafter nach §§ 2 Nr. 1, 120 ff. UmwG in das Handelsregister einzutragen. Dem Antrag beigefügt waren die Anmeldung durch den Geschäftsführer und der Verschmelzungsvertrag samt Verschmelzungsbeschluss, jeweils datierend vom 29.8.2023, sowie eine auf den Stichtag 31.8.2022 aufgestellte, am 24.3.2023 festgestellte Bilanz der übertragenden AG. Gegen den (nach fruchtlosem Ablauf der vom Amtsgericht mittels Zwischenverfügung gesetzten Monatsfrist zur Stellungnahme) am 10.10.2023 ergangenen Zurückweisungsbeschluss des Amtsgerichts haben die Beteiligten Beschwerde eingelegt, mit der sie eine am 27.10.2023 von der Gesellschafterversammlung festgestellte und vom Geschäftsführer unterzeichnete Bilanz zum Stichtag 31.12.2022 eingereicht haben. Diese Beschwerde hat das OLG Düsseldorf als Beschwerdegericht abgewiesen.

Entscheidung

Die nach § 17 Abs. 2 Satz 1 UmwG der Anmeldung einer Umwandlung beizufügende Schlussbilanz des übertragenden Rechtsträgers kann auch nachgereicht werden, sofern dies zeitnah nach der Anmeldung geschieht. Das gilt unabhängig davon, ob die nachgereichte Schlussbilanz im Zeitpunkt der Anmeldung bereits erstellt war.

Einordnung und Praxisfolgen

Die Entscheidung betrifft die in der Praxis häufig gestellte Frage nach den Folgen einer Verfristung, dh einer Vorlage der Registeranmeldung bzw. (einzelner) ihrer Anlagen nach Ablauf der Acht-Monats-Frist. Dabei sind mehrere Konstellationen zu unterscheiden. 

Sind Teile der Umwandlungsdokumentation unvollständig, weil der Registeranmeldung beispielsweise der (bereits abgeschlossene) Verschmelzungsvertrag oder die Bilanz versehentlich nicht beigefügt wurden, handelt es sich um einen durch Nachreichen der entsprechenden Dokumente behebbaren Mangel.[1] Für diese Auffassung spricht schon der Wortlaut des § 17 Abs. 2 S. 4 UmwG, der bezüglich der Frist ausschließlich auf die Anmeldung selbst Bezug nimmt. Ebenso wie wenn etwa eine Vollmacht zunächst nicht in gehöriger Form vorliegt[2], verzögert sich die Prüfung der Umwandlung lediglich (höchstens) um die in der Zwischenverfügung gesetzte Frist. Daher sollte – mit Ausnahme der Registeranmeldung selbst – ein Nachreichen sämtlicher Teile der Verschmelzungsdokumentation auch nach Fristablauf möglich sein.[3] 

Insbesondere die Schlussbilanz des übertragenden Rechtsträgers kann somit auch nach Ablauf der Acht-Monats-Frist des § 17 Abs. 2 S. 4 UmwG nachgereicht werden, was der BGH in der Entscheidung vom 18.3.2025 bestätigt hat.[4] Das gilt unabhängig davon, ob die nachgereichte Schlussbilanz im Zeitpunkt der Anmeldung bereits erstellt war oder nicht.[5] Die Vorinstanz hatte noch die Auffassung vertreten, dass die Schlussbilanz im Zeitpunkt der Registeranmeldung bereits existieren muss, da eine erst nach der Handelsregisteranmeldung erstellte Schlussbilanz die Voraussetzungen des § 17 Abs. 2 S. 1 und 4 UmwG nicht erfülle.[6]

Allerdings muss die Nachreichung der Schlussbilanz zeitnah erfolgen, dh innerhalb einer durch Zwischenverfügung nach § 382 Abs. 4 S. 1 FamFG, § 25 Abs. 1 S. 3 HRV gesetzten angemessenen Frist, wobei der BGH eine Frist von einem Monat für angemessen hält.[7]

Nach einem Beschluss des OLG Brandenburg kann auch die Erklärung des Verzichts auf einen Ausgliederungsbericht nach § 8 Abs. 3 UmwG nachgereicht werden.[8] Das Gericht bekräftigt in der Entscheidung, dass zur Wahrung der Acht-Monats-Frist des § 17 Abs. 2 UmwG eine wirksame Anmeldung beim Register erforderlich ist, wohingegen Unterlagen, die die Wirksamkeit des Umwandlungsvorgangs als solchen nicht berühren, auch nach Fristablauf nachgereicht werden können. 

Sogar wenn die Registeranmeldung selbst erst nach Fristablauf beim Registergericht eingegangen ist, kommt eine Heilung durch eine Veränderung des Umwandlungsstichtages und Aufstellung einer neuen Bilanz in Betracht, da ein Mangel des Stichtages nach zutreffender hM nicht zur Nichtigkeit des Verschmelzungsvertrages führt und damit behebbar ist.[9] Allerdings wird es im Regelfall erforderlich sein, aufgrund der Änderung des Verschmelzungsvertrages das gesamte Umwandlungsverfahren einschließlich Betriebsratszuleitung und erneuter Beschlussfassung zu wiederholen.[10]

Unbeschadet dessen ist es nach wie vor ratsam, alle Unterlagen zusammen mit der Handelsregisteranmeldung vor Ablauf der Acht-Monats-Frist beim Registergericht einzureichen. Hierzu sollte auch die auf- und festgestellte und (soweit vorgeschrieben) geprüfte Schlussbilanz gehören. Die Erfahrung lehrt: Wer seine Bilanz nicht einmal innerhalb der Fristen des § 264 Abs. 1 Sätze 3-4 HGB auf- und festgestellt hat, wird dies innerhalb der Nachfrist von einem Monat wahrscheinlich auch nicht schaffen. Auf Großzügigkeit der Registergerichte bei der Fristsetzung sollte man wegen des Gläubigerschutzes der Acht-Monats-Frist nicht hoffen. Da hilft nur die bekannte physikalische Größe namens „Druck“ (auf die Beteiligten). So gesehen hat der BGH der Praxis (und dem Gläubigerschutz) einen Bärendienst erwiesen.[11]

Im Zusammenhang mit der Frist des § 17 Abs. 2 S. 4 UmwG ebenfalls von großem Interesse für die notarielle Praxis ist die Frage, ob inhaltliche Mängel der Umwandlung auch noch nach Ablauf der Acht-Monats-Frist geheilt werden können. Insoweit wird es – ebenso wie das Nachreichen von Unterlagen – grundsätzlich für zulässig erachtet, eine inhaltliche Korrektur des Umwandlungsvorgangs auch nach Fristablauf vorzunehmen.[12] Behebbare Mängel können somit bis zur Wirksamkeit der Umwandlung im Rahmen einer Nachtragsurkunde behoben werden, wobei allerdings ein neuer Zustimmungsbeschluss der Anteilsinhaber zu den veränderten Vertragsbedingungen ebenso erforderlich sein wird wie ggf. eine erneute Zuleitung des Entwurfs an den Betriebsrat oder ein neuer Umwandlungsbericht bzw. Umwandlungsprüfungsbericht. Eine Heilung nach Fristablauf ist nur dann nicht mehr möglich, wenn der Umwandlungsvertrag aufgrund wesentlicher Mängel als nichtig anzusehen ist. Nach überwiegender Meinung ist dies im Hinblick auf Verschmelzungen nur bei Fehlen oder Unrichtigkeit der Angaben nach § 5 Abs. 1 Nr. 1–3 UmwG der Fall.[13] Allerdings erscheint es denkbar, mittels eines nachgeholten Verzichts auf die Anteilgewährung nach §§ 54 Abs. 1 S. 3, 68 Abs. 1 S. 3 UmwG Fehler bei der Anteilsgewähr zu „reparieren“.[14] Die Angaben nach § 5 Abs. 1 Nr. 4–9 UmwG sind demgegenüber von untergeordneter Bedeutung. Fehlen diese Informationen, führt dies nicht zur Nichtigkeit des Verschmelzungsvertrages, sondern begründet allenfalls die Anfechtbarkeit der Zustimmungsbeschlüsse nach § 13 UmwG.[15] 

Entsprechendes gilt für die Zustimmungsbeschlüsse der Anteilseigner gemäß § 13 UmwG. Sind diese nichtig, kommt eine Heilung nach Fristablauf nicht mehr in Betracht. Die bloße Anfechtbarkeit hingegen hindert die Eintragung der Verschmelzung nicht, sofern sie nicht gerichtlich geltend gemacht wird.